Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn standaardafspraken die u gebruikt bij meerdere overeenkomsten. U hoeft die afspraken dan niet bij iedere klant opnieuw te onderhandelen.
Denk aan bepalingen over betalingstermijnen, levering, eigendomsvoorbehoud, garantie, aansprakelijkheid, klachten, incassokosten, overmacht en toepasselijk recht.
Algemene voorwaarden worden ook wel leveringsvoorwaarden of “kleine lettertjes” genoemd. Juridisch gaat het om bedingen die u op uw overeenkomsten van toepassing verklaart. Dat moet wel correct gebeuren. Anders kan de wederpartij uw voorwaarden mogelijk vernietigen.
Wanneer moet u algemene voorwaarden laten opstellen?
U heeft algemene voorwaarden nodig zodra u structureel producten of diensten levert. Dat geldt voor webshops, dienstverleners, consultants, bouwbedrijven, softwarebedrijven, opleiders, uitzendbureaus, groothandels en zzp’ers.
Zonder voorwaarden valt u grotendeels terug op de wet. Dat is niet altijd in uw voordeel. U mist dan bijvoorbeeld een duidelijke regeling voor aansprakelijkheid, betaling, klachten, eigendomsvoorbehoud en incassokosten.
Algemene voorwaarden laten opstellen is vooral verstandig als u groeit, grotere opdrachten krijgt, met zakelijke klanten werkt of consumenten bedient. Hoe eerder u uw voorwaarden goed regelt, hoe sterker uw positie bij een conflict.
Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?
Niet iedere ondernemer heeft direct een nieuwe set voorwaarden nodig. Soms heeft u al algemene voorwaarden, maar zijn die verouderd, gekopieerd of niet meer passend bij uw onderneming.
Laat uw voorwaarden controleren als u twijfelt of de tekst nog klopt. Wij kijken dan naar inhoud, risico’s, juridische houdbaarheid en praktisch gebruik. Daarbij beoordelen wij ook of de voorwaarden aansluiten op uw offertes, opdrachtbevestigingen, webshop, facturen en contracten.
Wilt u bestaande voorwaarden laten nakijken? Dan kan ook onze
ContractCheck™ geschikt zijn.
Wat regelt u in algemene voorwaarden?
Goede algemene voorwaarden sluiten aan op uw onderneming. Niet iedere ondernemer heeft dezelfde bepalingen nodig.
Veel voorkomende onderwerpen zijn betaling, facturatie, levering, uitvoering van diensten, termijnen, klachten, garanties, retouren, aansprakelijkheid, overmacht, opschorting, ontbinding, eigendomsvoorbehoud, incassokosten, geheimhouding, intellectueel eigendom en geschillenbeslechting.
Een softwarebedrijf heeft andere voorwaarden nodig dan een bouwbedrijf. Een webshop heeft andere risico’s dan een adviesbureau. Daarom beoordelen wij eerst hoe uw onderneming werkt voordat wij de voorwaarden opstellen.
Algemene voorwaarden voor bedrijven en consumenten
Maakt u afspraken met consumenten? Dan gelden strengere regels dan bij zakelijke klanten. Consumenten worden wettelijk beschermd tegen onredelijk bezwarende bepalingen.
Bij consumenten spelen onder meer de zwarte lijst en grijze lijst uit het Burgerlijk Wetboek. Bepalingen die voor zakelijke klanten bruikbaar zijn, kunnen bij consumenten ongeldig zijn.
Werkt u zowel B2B als B2C? Dan is één algemene set voorwaarden vaak niet verstandig. Meestal is het beter om aparte voorwaarden te gebruiken voor zakelijke klanten en consumenten. Zo voorkomt u dat uw voorwaarden te streng of juist te zwak zijn.
Algemene voorwaarden voor B2B
Bij zakelijke klanten bestaat meer contractsvrijheid. Toch betekent dat niet dat alles kan. Ook tussen ondernemers kunnen bepalingen onder omstandigheden buiten toepassing blijven.
Voor B2B-voorwaarden zijn vooral aansprakelijkheidsbeperkingen, betalingstermijnen, klachtenregelingen, eigendomsvoorbehoud, boetes, opschorting en forumkeuze belangrijk.
Ook de verhouding tussen uw voorwaarden en de inkoopvoorwaarden van de wederpartij verdient aandacht. Als beide partijen naar eigen voorwaarden verwijzen, kan discussie ontstaan over welke voorwaarden gelden.
Algemene voorwaarden voor webshops
Voor webshops gelden extra aandachtspunten. Consumenten moeten duidelijke informatie krijgen over prijs, levering, betaling, retourrecht, klachten en herroeping.
Daarom zijn algemene voorwaarden voor een webshop anders dan standaard B2B-voorwaarden. De voorwaarden moeten aansluiten op het bestelproces, de betaalomgeving, verzendinformatie, retourprocedure en privacydocumentatie.
Heeft u een webshop? Bekijk dan ook onze pagina over
algemene voorwaarden voor webshops.
Algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden
Algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden worden vaak door elkaar gebruikt. In de praktijk overlappen deze documenten sterk.
Leveringsvoorwaarden richten zich meestal vooral op levering, risico-overgang, eigendomsvoorbehoud, transport, garantie en betaling. Algemene voorwaarden zijn vaak breder en regelen ook aansprakelijkheid, klachten, overmacht, incasso en geschillen.
Voor ondernemingen die producten leveren, kunnen goede
leveringsvoorwaarden belangrijk zijn. Voor dienstverleners ligt de nadruk vaak meer op uitvoering, oplevering, aansprakelijkheid en meerwerk.
Hoe verklaart u algemene voorwaarden geldig van toepassing?
Algemene voorwaarden werken alleen als u ze goed van toepassing verklaart. Alleen een verwijzing op de factuur is meestal te laat.
U moet de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk maken dat uw algemene voorwaarden gelden. Daarnaast moet u de wederpartij een redelijke mogelijkheid geven om van de voorwaarden kennis te nemen.
Bij online overeenkomsten moeten de voorwaarden eenvoudig kunnen worden geopend, opgeslagen en later geraadpleegd. Bij offline overeenkomsten stuurt u de voorwaarden bijvoorbeeld mee met de offerte of opdrachtbevestiging.
Wat is terhandstelling van algemene voorwaarden?
Terhandstelling betekent dat u de wederpartij de mogelijkheid geeft om uw algemene voorwaarden te lezen voordat de overeenkomst wordt gesloten.
Dat kan fysiek, per e-mail of online. De juiste methode hangt af van de manier waarop u zaken doet. Een webshop moet dit anders regelen dan een adviesbureau of groothandel.
Als de terhandstelling niet goed gebeurt, kan de wederpartij de voorwaarden vernietigen. Dan kunt u belangrijke bepalingen over aansprakelijkheid, betaling, garantie of incasso mogelijk niet gebruiken.
Wat als beide partijen algemene voorwaarden gebruiken?
In zakelijke relaties verwijzen beide partijen vaak naar hun eigen voorwaarden. U stuurt uw verkoopvoorwaarden. De klant stuurt zijn inkoopvoorwaarden.
Dan ontstaat de bekende battle of forms. In Nederland geldt in beginsel de first shot rule. De voorwaarden waar als eerste naar is verwezen, gelden in principe. Dat is anders als de andere partij die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst.
Dit risico wordt vaak onderschat. Vooral bij inkooprelaties, raamcontracten en opdrachtbevestigingen is het belangrijk om actief te regelen welke voorwaarden van toepassing zijn.
Wat zijn de risico’s van verouderde algemene voorwaarden?
Verouderde algemene voorwaarden kunnen meer schade veroorzaken dan ondernemers denken. De tekst lijkt bescherming te bieden, maar werkt in de praktijk niet goed.
Dat gebeurt bijvoorbeeld als de voorwaarden niet aansluiten op uw huidige diensten, klanten, prijzen, software, leveringsmodel of aansprakelijkheidsrisico’s. Ook kunnen bepalingen verouderd zijn door wetswijzigingen of nieuwe rechtspraak.
Controleer algemene voorwaarden daarom regelmatig. Dat geldt zeker als uw onderneming groeit, nieuwe diensten aanbiedt, internationaal gaat werken of overstapt op online verkoop.
Kan ik algemene voorwaarden zelf maken?
U kunt algemene voorwaarden zelf opstellen of een voorbeeld van internet gebruiken. Juridisch verstandig is dat meestal niet.
Voorbeelden zijn vaak te algemeen. Ze bevatten bepalingen die niet passen bij uw onderneming of missen juist clausules die voor uw branche belangrijk zijn. Ook kan een gekopieerde tekst bepalingen bevatten die bij consumenten niet zijn toegestaan.
Algemene voorwaarden moeten niet alleen juridisch kloppen. Ze moeten ook aansluiten op uw werkwijze. Daarom levert maatwerk meestal meer bescherming op dan een standaardmodel.
Algemene voorwaarden deponeren bij KvK of rechtbank
U kunt algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Dat is niet verplicht. Deponering maakt uw voorwaarden ook niet automatisch geldig.
Deponering kan wel bewijsvoordeel geven. U kunt dan aantonen welke versie van uw voorwaarden op een bepaald moment bestond.
Voor de meeste ondernemers is correct gebruik belangrijker dan deponering. Zorg dus eerst dat uw voorwaarden inhoudelijk kloppen en goed van toepassing worden verklaard.
Algemene voorwaarden en privacy
Algemene voorwaarden regelen niet hetzelfde als privacydocumenten. Gebruikt u persoonsgegevens van klanten, gebruikers of opdrachtgevers? Dan heeft u vaak ook een privacyverklaring nodig.
Verwerkt u persoonsgegevens voor een zakelijke klant? Dan kan daarnaast een
verwerkersovereenkomst nodig zijn.
Voor webshops, platforms, softwarebedrijven en online dienstverleners moeten algemene voorwaarden, privacyverklaring, cookieverklaring en verwerkersovereenkomst goed op elkaar aansluiten.
Hoe werkt algemene voorwaarden laten opstellen bij MKB Juristen?
Wij starten met een intake. Daarin bespreken wij uw onderneming, klanten, branche, werkwijze en belangrijkste risico’s.
Daarna stellen wij algemene voorwaarden op maat op. U ontvangt een conceptdocument dat aansluit op uw praktijk. Vervolgens kunt u vragen stellen en wijzigingen doorgeven.
Na de aanpassingsronde ontvangt u de definitieve versie. Daarbij leggen wij uit hoe u de voorwaarden correct gebruikt, zowel online als offline.
Wat kost algemene voorwaarden laten opstellen?
De kosten hangen af van uw onderneming, branche en wensen. Een eenvoudige B2B-set vraagt minder werk dan voorwaarden voor een webshop, platform, softwarebedrijf of onderneming die zowel consumenten als zakelijke klanten bedient.
MKB Juristen werkt met vaste tarieven vooraf. U weet dus waar u aan toe bent voordat wij starten.
Heeft u al voorwaarden? Dan kunnen wij deze controleren of aanpassen. Heeft u nog niets? Dan stellen wij een nieuwe set algemene voorwaarden voor u op.
Wanneer moet u algemene voorwaarden laten aanpassen?
Laat uw algemene voorwaarden aanpassen als uw onderneming verandert. Denk aan nieuwe diensten, andere klanten, online verkoop, internationale opdrachten of grotere aansprakelijkheidsrisico’s.
Ook bij nieuwe wetgeving, gewijzigde consumentenregels of een ander verdienmodel is controle verstandig. Een oude set voorwaarden past vaak niet meer bij de praktijk.
Twijfelt u of uw voorwaarden nog goed zijn? Laat dan eerst uw documenten controleren. Daarna weet u of kleine aanpassingen genoeg zijn of dat een nieuwe set nodig is.
Hulp nodig bij algemene voorwaarden laten opstellen?
Wilt u
algemene voorwaarden laten opstellen, controleren of aanpassen? MKB Juristen helpt ondernemers met duidelijke en juridisch sterke voorwaarden.
Wij stemmen uw voorwaarden af op uw branche, klanten, risico’s en dagelijkse praktijk. Zo krijgt u geen standaarddocument, maar voorwaarden die werken als er discussie ontstaat.
Bekijk ook onze pagina over
contracten of laat uw bestaande voorwaarden controleren via de
ContractCheck™.
Zie daarnaast de informatie van Ondernemersplein over
algemene voorwaarden opstellen.
